In un contesto dove è necessario massimizzare gli investimenti, aumentare la produttività ed eliminare gli sprechi, le aziende devono ridurre il rischio di mettere a terra risorse in tecnologie e cambiamenti che non contribuiscano agli obiettivi del business. In questo contesto la gestione delle operazioni digitali diventa un tema cruciale per la competitività delle organizzazioni.

Persone, processi e tecnologie: i tre pilastri fondamentali

Uno degli errori più comuni nell’implementazione di un progetto di digitalizzazione dei processi è pensare che si tratti unicamente di una questione di adozione tecnologica, sottovalutando gli altri aspetti legati al change management.

“Un progetto di digitalizzazione del processo che prenda in considerazione unicamente l’aspetto tecnologico è destinato a fallire”, spiega Francesco Giordano, Director della service line Strategy di Key Partner, linea del gruppo Key Partner che fornisce servizi di consulenza gestionale intersettoriale finalizzati all’eccellenza operativa, aiutando le imprese a identificare le opportunità di miglioramento e innovazione che si traducono in un vantaggio competitivo tangibile.

Uno dei problemi di base, spiega Giordano, è che spesso si pensa che adottare soluzioni di digitalizzazione del processo sia sufficiente a eliminare le inefficienze.

“In realtà, l’automazione del processo o di alcune sue task alleggeriscono il compito del lavoratore, ma raramente lo vanno a sostituire. Nella maggioranza dei casi vi è una situazione ibrida, quindi la persona deve essere riqualificata per poter essere il gestore del tool. Questa attività di riconversione digitale delle persone e di change management – cambio dell’organizzazione, cambio dei processi organizzativi, cambio dell’organigramma e di tutto ciò che è a contorno dell’attività di digitalizzazione che si vuole fare – è cruciale alla buona riuscita del progetto di digitalizzazione”, aggiunge.

Il successo di un progetto di trasformazione digitale dipende quindi non solo dall’adozione dei giusti strumenti tecnologici ma poggia su altri due pilastri fondamentali: le persone e i processi. La costruzione delle giuste competenze e della consapevolezza nel management e nella forza lavoro aziendale è quindi un passaggio chiave per garantire il successo di un progetto di digitalizzazione, insieme all’accettazione della tecnologia e dei cambiamenti del processo, cruciale a garantire il cambiamento nel tempo.

L’importanza del change management per prevenire e affrontare i rischi legati alla digitalizzazione

Questo approccio di gestione del cambiamento aiuta infatti a valutare, a priori, non solo le azioni da intraprendere e le aree del business da attenzionare nel progetto di digitalizzazione, ma permette anche a identificare i vantaggi ottenibili, oltre che le criticità che si potrebbero verificare.

“Si delinea così un contingency plan – prosegue Giordano – che consente, al termine dell’implementazione del progetto, di valutare i risultati raggiunti e le discordanze rispetto alle previsioni iniziali. Occorre avere questa consapevolezza fin dall’inizio e approcciare il problema in maniera strutturata, valutando quali sono le criticità che potrebbero emergere con l’implementazione del progetto di digitalizzazione e come si potrebbero ripercuotere nell’operatività, prioritizzando quelle da affrontare immediatamente e stabilendo quali affrontare invece nel lungo periodo”.

L’importanza dell’ottimizzazione dei processi

Un progetto di trasformazione non può prescindere da un’attenta analisi dei processi aziendali. L’adozione di nuove tecnologie, infatti, rappresenta solo l’ultima tappa di un percorso più ampio, che deve partire da una conoscenza approfondita delle attività esistenti, dalla loro mappatura e dall’identificazione di opportunità di miglioramento.

“Il punto di partenza deve essere un processo già ottimizzato e allineato agli obiettivi strategici dell’azienda. Solo successivamente si può valutare come e quando introdurre strumenti digitali o sistemi di automazione”, afferma Riccardo Loffarelli, Manager responsabile di progetto.

Un approccio di questo tipo non solo riduce il rischio di inefficienze o insuccessi, ma consente anche di gestire il cambiamento in modo graduale, permettendo alle persone di adattarsi progressivamente alle nuove modalità operative. “La tecnologia è un abilitatore, non il fine ultimo. Un’implementazione ben pianificata facilita l’assimilazione del nuovo modello operativo e rende più tangibili i benefici per l’organizzazione”, aggiunge Loffarelli.

Uno degli errori più comuni è focalizzarsi esclusivamente sulle soluzioni digitali senza considerare il contesto in cui verranno applicate. Per garantire il successo di un progetto, è fondamentale valutare l’impatto sui processi aziendali, investire nella formazione delle persone e assicurare un allineamento tra obiettivi tecnologici e strategia complessiva.

“Disporre di strumenti per l’analisi dei processi, come le tecnologie di process mining, consente di ottenere dati concreti per migliorare le performance aziendali. Tuttavia, senza una visione chiara e un metodo strutturato, si rischia di introdurre innovazioni che non generano valore reale”, conclude.

Superare le sfide del digital operations management con l’approccio della service line Strategy di Key Partner

Ma non si tratta unicamente di mancanza di visione strategica, spiega Matteo Comodini, Senior Manager della service line Strategy di Key Partner: “Non tutte le aziende hanno in casa centri di eccellenza che si occupano esclusivamente dei processi interni. Avere un team che si occupa di tematiche come il change management, di innovation excellence e di process improvement all’interno dell’organizzazione non è una cosa così comune. Si può ritrovare in alcune grandi realtà, come multinazionali, dove però non sempre è facile attivare questo tipo di progetti nelle filiali italiane, ad esempio. Per le PMI invece spesso è una questione di costi, di poche risorse. Ed è lì che occorre far capire il beneficio di questo tipo di attività in un contesto di innovazione tecnologica e miglioramento continuo”.

Il ruolo della service line Strategy di Key Partner è proprio quello di accompagnare le aziende in questo percorso, offrendo un ampio catalogo di servizi di consulenza specializzata.

L’approccio dell’azienda parte dall’analisi e miglioramento dei processi, sia manifatturieri che di business, per stabilire un “processo standard” ottimizzato. Solo dopo aver garantito che le persone abbiano adottato questo processo standard, si introduce la tecnologia come strumento di supporto per assicurare che il miglioramento ottenuto sia sostenibile nel tempo.

La service line Strategy di Key Partner non si limita alla consulenza sui processi; funge anche da facilitatore tra il business e la tecnologia. Come partner del gruppo Key Partner, infatti, la service line Strategy può contare su un ampio pool di conoscenze in tecnologie e verticali specifici, nonché su soluzioni tecnologiche sviluppate internamente.

Tuttavia, la service line Strategy di Key Partner adotta un approccio “agnostico” dal punto di vista tecnologico, suggerendo per ogni progetto la soluzione più appropriata e accompagnando le aziende in tutti gli aspetti del digital operations management.

“Ci proponiamo quindi come costruttori di modelli per i processi, per poi fare da tramite agli esperti tecnologici che possono essere interni alla nostra organizzazione o esterni”, spiega Comodini.

Il vero valore della digitalizzazione, sottolineano i consulenti della service line Strategy di Key Partner, non risiede solo nelle tecnologie adottate, ma nella capacità di orchestrare un cambiamento che coinvolga ogni livello dell’organizzazione, portando a risultati sostenibili e duraturi.