La segnatura di protocollo, tra analogico e digitale

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La segnatura di protocollo è definita dal Decreto del Presidente della Repubblica 28-12-2000, n. 445, art. 55, il Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (TUDA):

La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.

Le informazioni da inserire obbligatoriamente nella segnatura sono:

• il progressivo di protocollo;
• la data di protocollo;
• l’identificazione dell’Area Organizzativa Omogenea.

SI tratta delle informazioni che consentono di collegare in modo inequivocabile il documento alla relativa registrazione nel protocollo informatico tramite elementi definiti come immodificabili dall’ art.53 del TUDA.

Leggendo il comma 4 dell’art. 55 si deduce che la segnatura di protocollo riguarda sia i documenti in entrata che quelli in uscita. Ma qualsiasi dubbio in merito è fugato dalla lettura delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (LLGG) che, al paragrafo 3.1.4 chiariscono:

La segnatura di protocollo è l’associazione ai documenti amministrativi informatici in forma permanente e non modificabile di informazioni riguardanti i documenti stessi, in ingresso e in uscita al sistema di protocollo, utile alla sua identificazione univoca e certa.

Apposizione o associazione?

Leggendo le definizioni del TUDA e delle LLGG si nota una leggera differenza. Il TUDA parla di documentazione amministrativa, quindi, sia di documenti analogici che di documenti informatici. Le LLGG parlano esclusivamente di documenti informatici. Ne deduciamo che la segnatura si appone ai documenti analogici e si associa ai documenti informatici.

Il verbo apporre ha significato di aggiungere, mettere accanto, sopra o sotto.

Il verbo associare ha significato di unire, accoppiare, mettere insieme, collegare, connettere.

Se l’apposizione di un timbro, o di un’etichetta a un documento analogico è intuitivamente permanente e non modificabile è meno comprensibile come un’associazione possa essere permanente e non modificabile.

I concetti di associazione, unione, accoppiamento, collegamento, connessione portano infatti con sé l’esperienza dell’instabilità.

Lo schema XML descritto nell’Allegato 6 alle LLGG prevede che nella segnatura siano inserite le impronte digitali (digest) del documento primario e di ciascun allegato. L’autenticità e integrità della segnatura di protocollo è garantita applicando un “sigillo elettronico qualificato” (QSeal).
Questi accorgimenti garantiscono che l’associazione documento ↔ segnatura sia non modificabile, ma certamente non garantiscono che sia permanente.

Il documento e i suoi allegati sono infatti associati alla segnatura fintantoché restano all’interno del messaggio di protocollo descritto al capitolo 2 dell’allegato 6. Oppure restano all’interno del sistema di gestione informatica dei documenti ma l’associazione si perde non appena i relativi file sono trascinati sul desktop del computer.

Quindi:

• se sposto un documento analogico con apposta l’etichetta della segnatura da una scrivania all’altra del mio ufficio sono sicuro di non perdere il collegamento con la registrazione di protocollo;
• se sposto un documento informatico sul desktop corro seriamente il rischio di perdere il collegamento.

Anche avendo cura di tenere insieme i documenti informatici e il file XML di segnatura, per avere la certezza della loro associazione permanente e non modificabile, ho bisogno di verificare l’integrità del sigillo contenuto nel file xml e la corrispondenza delle impronte, operazione non semplice e non alla portata di chiunque.

Perché non si può apporre la segnatura a un documento informatico?

La difficoltà nell’apposizione della segnatura a un documento informatico è connessa alla necessità di garantirne l’immodificabilità che, come sappiamo, non è vera immodificabilità, ma possibilità di dimostrare che il documento ha subito delle modifiche (senza sapere quali).

Nel mondo analogico il protocollista, quando appone il timbro o l’etichetta al documento cartaceo, cura di non nascondere alcuna parte del documento. È vero che il documento dopo che è stato segnato non è più uguale all’originale senza timbro, ma la segnatura è fatta in modo da non alterarne il contenuto.

L’apposizione di un timbro o di un’etichetta a un documento informatico andrebbe, inevitabilmente, ad alterarne la sequenza di bit e, quindi, a rompere la corrispondenza con l’impronta archiviata nel registro di protocollo e, se presenti, a invalidare le firme elettroniche.

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